Política de privacidad y Tratamiento de datos personales

Nombre de la solución tecnológica: SGA – Sistema de Gestión Administrativa

Fecha de entrada en vigencia: [02/01/2026]
Última actualización: [02/03/2026]

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma SGA – Sistema de Gestión Administrativa es:

Razón Social: [SISGONTech™ ]
NIT: [8192691]
Domicilio: [Puerto Gaitán– Meta, Colombia]
Dirección: [Cr 13 11-13 Barrio Centro]
Correo electrónico: [sisgonnet@gmail.com]
Teléfono: [+57 310 6310227]

En adelante, "EL RESPONSABLE".

2. MARCO LEGAL APLICABLE

La presente Política se adopta en cumplimiento de lo dispuesto en:

• Ley 1581 de 2012

• Decreto 1377 de 2013

• Ley 1266 de 2008 (cuando aplique)

• Ley 1712 de 2014

• Decreto 1074 de 2015

• Demás normas concordantes y complementarias en materia de protección de datos personales en Colombia.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se aplicarán las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, entre ellas:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.

4. ALCANCE

La presente Política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, administrados o tratados a través de la plataforma tecnológica SGA – Sistema de Gestión Administrativa, la cual integra múltiples soluciones orientadas al fortalecimiento institucional de entidades públicas en Colombia, tales como:

• Gestión documental

• Control interno

• Planeación institucional

• Talento humano

• Presupuesto y finanzas

• Contratación pública

• Atención al ciudadano

• Trámites y servicios

• Gobierno Digital

• Otros módulos o desarrollos tecnológicos integrados al sistema

5. DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN

El SGA podrá recolectar, almacenar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

• Datos de identificación (nombre, cédula, cargo, dependencia).

• Datos de contacto (correo electrónico institucional o personal, teléfono).

• Información laboral y contractual.

• Datos de acceso y autenticación (usuario, contraseña encriptada, registros de actividad).

• Información académica y profesional (cuando aplique).

• Datos financieros y presupuestales institucionales.

• Datos sensibles (solo cuando sea estrictamente necesario y autorizado por la ley).

El tratamiento de datos sensibles se realizará con especial cuidado y únicamente cuando sea indispensable para el cumplimiento de funciones legales o contractuales.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

1. Permitir el acceso y uso de la plataforma SGA.

2. Administrar usuarios, perfiles y permisos.

3. Gestionar procesos administrativos internos de las entidades públicas.

4. Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias.

5. Generar reportes, estadísticas e indicadores institucionales.

6. Garantizar la trazabilidad, auditoría y control interno.

7. Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.

8. Implementar medidas de seguridad informática.

9. Mejorar la funcionalidad, rendimiento y experiencia de usuario del sistema.

10. Cumplir requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada.

• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

8. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita enviada a:

Correo electrónico: [correo de protección de datos]
Asunto: "Solicitud Protección de Datos – SGA"

La solicitud deberá contener:

• Nombre completo del titular.

• Número de identificación.

• Descripción clara de la solicitud.

• Datos de contacto para notificación.

Los términos de respuesta serán los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD

El SGA implementa medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra:

• Acceso no autorizado.

• Alteración.

• Pérdida.

• Uso indebido.

• Fraude informático.

Entre ellas:

• Protocolos de autenticación y control de accesos.

• Encriptación de contraseñas.

• Copias de seguridad periódicas.

• Auditorías y registros de actividad.

• Políticas internas de seguridad de la información.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos a:

• Entidades públicas que lo requieran en ejercicio de sus funciones legales.

• Proveedores tecnológicos que actúen como Encargados del Tratamiento.

• Autoridades judiciales o administrativas competentes.

En todos los casos se garantizará el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

11. VIGENCIA DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales permanecerán almacenados mientras:

• Sea necesario para cumplir las finalidades descritas.

• Exista obligación legal o contractual que lo exija.

• No se solicite su supresión cuando sea procedente.

12. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

EL RESPONSABLE podrá modificar la presente Política en cualquier momento.
Las modificaciones serán publicadas en el sitio web oficial o dentro de la plataforma SGA, indicando la fecha de actualización.

13. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA

El uso de la plataforma SGA implica la aceptación expresa e informada de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

14. POLÍTICA DE COOKIES

14.1 ¿Qué son las cookies?

Las cookies son archivos pequeños de información que se almacenan en el dispositivo del usuario cuando accede a la página web o a la plataforma SGA. Estas permiten reconocer el navegador, recordar preferencias y mejorar la experiencia de navegación.

14.2 Tipos de cookies utilizadas

La página web y la plataforma SGA podrán utilizar los siguientes tipos de cookies:

a) Cookies técnicas o esenciales

Permiten el funcionamiento correcto del sitio web y la autenticación de usuarios dentro del sistema.

b) Cookies de personalización

Permiten recordar preferencias como idioma, configuración regional o tipo de navegador.

c) Cookies de análisis o estadísticas

Permiten recopilar información sobre el uso del sitio web, número de visitas, módulos más consultados y comportamiento de navegación, con el fin de mejorar los servicios ofrecidos.

d) Cookies de seguridad

Se utilizan para prevenir riesgos de seguridad, accesos no autorizados o fraudes informáticos.

14.3 Finalidad del uso de cookies

Las cookies serán utilizadas para:

• Garantizar el correcto funcionamiento del sistema.

• Facilitar el inicio de sesión seguro.

• Recordar configuraciones del usuario.

• Mejorar la experiencia de navegación.

• Analizar el rendimiento y uso de la plataforma.

• Implementar medidas de seguridad informática.

14.4 Autorización y desactivación de cookies

Al ingresar por primera vez al sitio web o plataforma SGA, el usuario podrá aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies a través del aviso emergente correspondiente.

El usuario podrá en cualquier momento configurar su navegador para bloquear o eliminar las cookies instaladas. Sin embargo, la desactivación de cookies esenciales puede afectar el funcionamiento adecuado del sistema.

14.5 Cookies de terceros

En caso de utilizar herramientas externas de análisis o servicios tecnológicos de terceros, estos podrán instalar cookies bajo sus propias políticas de privacidad, garantizando siempre el cumplimiento de la normativa colombiana en protección de datos personales.

15. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PÁGINA WEB

15.1 Formularios y canales digitales

La página web del SGA podrá contar con:

• Formularios de contacto.

• Registro de usuarios.

• Solicitudes de soporte técnico.

• Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).

• Inscripción a capacitaciones o eventos.

• Módulos de atención al ciudadano.

Los datos personales recolectados a través de estos medios serán tratados conforme a la presente Política.

15.2 Finalidades específicas en la página web

Los datos recolectados en el sitio web podrán ser utilizados para:

1. Responder solicitudes y consultas.

2. Brindar soporte técnico.

3. Gestionar solicitudes institucionales.

4. Administrar registros de usuarios.

5. Enviar información relacionada con actualizaciones del sistema.

6. Cumplir obligaciones legales.

7. Generar estadísticas de uso y mejora del servicio.

15.3 Autorización del titular

Antes de enviar cualquier formulario en la página web, el usuario deberá aceptar expresamente la presente Política de Privacidad mediante la marcación voluntaria de una casilla de autorización.

Dicha autorización podrá conservarse como prueba del consentimiento otorgado.

15.4 Seguridad en la navegación

La página web y la plataforma SGA implementan medidas de seguridad como:

• Certificados SSL/TLS para navegación segura (HTTPS).

• Protección contra accesos no autorizados.

• Protocolos de autenticación segura.

• Registro y monitoreo de accesos.

• Copias de seguridad periódicas.

15.5 Enlaces a sitios externos

La página web podrá contener enlaces a sitios web de terceros. El SGA no se hace responsable por las políticas de privacidad ni por el tratamiento de datos personales realizado por dichos sitios externos.