Términos y Condiciones de Uso y Prestación del Servicio

SGA – Sistema de Gestión Administrativa

Fecha de entrada en vigencia: [02/01/2026]
Titular de la plataforma: [Rubén Darío González García]
NIT / Identificación: [8192691]
Correo de contacto: [sisgonnet@gmail.com]

Fecha de actualización: [Indicar fecha]
Responsable del sistema: [Nombre de la entidad o proveedor]

1. Presentación del Sistema

El SGA – Sistema de Gestión Administrativa es una herramienta tecnológica diseñada para apoyar la gestión interna de entidades públicas como alcaldías, gobernaciones, empresas de servicios públicos y otras instituciones del Estado.

Su propósito es fortalecer la organización institucional, mejorar la eficiencia administrativa, facilitar el seguimiento a procesos y promover la transparencia en la gestión pública.

2. Finalidad del Sistema

SGA permite apoyar procesos como:

• Gestión documental y correspondencia.

• Seguimiento a planes, programas y proyectos.

• Administración de PQRS.

• Control de agenda y actividades institucionales.

• Generación de reportes e indicadores.

• Organización de equipos de trabajo.

• Trazabilidad de actuaciones administrativas.

El sistema es una herramienta de apoyo a la gestión y no reemplaza las responsabilidades legales propias de cada servidor público o dependencia.

3. Usuarios del Sistema

Podrán acceder al SGA los funcionarios, contratistas o colaboradores autorizados por la entidad.

Cada usuario es responsable de:

• Hacer uso adecuado del sistema.

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales.

• Registrar información veraz y actualizada.

• Utilizar la plataforma exclusivamente para fines institucionales.

4. Uso Adecuado

El sistema debe utilizarse de manera responsable y conforme a los principios de la función pública, tales como:

• Legalidad

• Transparencia

• Eficiencia

• Responsabilidad

• Protección de la información

No está permitido:

• Usar la plataforma para fines personales.

• Alterar registros de manera indebida.

• Compartir accesos sin autorización.

• Cargar información falsa o no autorizada.

5. Protección de la Información

SGA cuenta con mecanismos básicos de seguridad para proteger la información institucional, tales como:

• Control de usuarios y perfiles.

• Registro de actividades (trazabilidad).

• Respaldo periódico de la información.

La entidad es responsable del adecuado manejo de los datos que se registren en la plataforma.

6. Datos Personales

Cuando el sistema incluya información personal de ciudadanos, funcionarios o terceros, su tratamiento deberá realizarse conforme a la normativa vigente sobre protección de datos personales.

La entidad usuaria es responsable de garantizar que la información haya sido recolectada de manera legal y con las autorizaciones correspondientes.

7. Disponibilidad del Servicio

El sistema podrá presentar interrupciones temporales por:

• Mantenimientos programados.

• Actualizaciones tecnológicas.

• Situaciones técnicas externas.

Se procurará informar oportunamente cualquier suspensión relevante.

8. Actualizaciones

El SGA podrá ser mejorado o actualizado periódicamente con el fin de optimizar su funcionamiento y adaptarlo a nuevas necesidades institucionales o cambios normativos.

9. Buenas Prácticas

Se recomienda a los usuarios:

• Cerrar sesión al finalizar su uso.

• No acceder desde equipos públicos sin protección.

• Reportar fallas o incidentes de seguridad.

• Participar en capacitaciones sobre el sistema.

10. Aceptación

El uso del SGA implica el conocimiento y aceptación de estos términos, así como el compromiso de utilizar la herramienta con responsabilidad y en beneficio de la gestión institucional.